コロナ渦になりオンラインでコミュニケーションを取る機会がとても増えました。
商談や社内のミーティングだけでなく採用面接なども、ZoomやTeamsなどを使ってオンラインでできるようになりました。対面でも画面越しでもコミュニケーションには変わりありませんが、画面越しでも気持ちよく話せて「またお会いしたい」と感じる人もいれば、「次は無いなー」という人もいます。
そして、圧倒的に後者の人が多いです。
最近でも、初対面の営業マンとZoomで商談をしていて心が閉じたことがありました。私の実体験にもとづくものなので、人によっては気にならないケースもありますが、特にオンラインで商談をする機会のある営業マンの方は、参考にしてみてください。
相手の心が閉じるとき（不安を感じるとき）
- 開始直前までリンクがわからない
面談することは決まっていても、ルームに入るためのリンクがわからないまま当日を迎えることがあります。直前になってリンクを探して気ぜわしくなったりすると、時間通りに始まらずスタートのコンディションが崩れてしまいます。 - 待機室で待たされる
待機室を否定するものではありませんが、待機室はホストの状態が見えません。待機室で何分も待たされていると「いつ始まるのか？」「ほったらかされてる？」という不安な気持ちになります。 - 上から目線
ノートパソコンやタブレットを机の上に直置きすると、カメラの位置が目線より下になります。するとカメラを上から覗き込むようになり、相手からすると上から見下ろされている絵面（えづら）になり圧迫感を感じます。 - 雑音がうるさい
電話が頻繁になったり通知音がガンガンなる人がいます。。またカフェなどで周囲がガヤガヤしていると気が散ってしまい、話の内容に集中することができなくなり、話を聞いても流れてしまいます。 - 反応が無い、無表情
自分が話すときは一生懸命ですが、お客様が話すとき（営業マンが聞き手）になると、途端に鉄仮面になって表情がなくなったり、スマホをちらちら見ている人さえもいます。話に興味を持ってもらえていないと「自分本位の人」という印象が残ります。 - 許可なく録音（レコーディング）を始める
これ実話です！要注意です！
Zoomの場合ですがレコーディングを始めると相手の画面に「録音されています」という通知が行きます。事前に聞いていないとビックリしますし、相手側のプライバシーを無視する印象もあるので、一気に心が閉じます。 - 許可なく同席者がいる
これも６と同じです。相手に許可なく上司や同僚などを同席させると相手は不安になり、あなたの話が入ってこなくなります。 - いきなり画面共有する
相手話しをしている最中に途中で画面共有を始めると、遮断されたように感じてしまうのであまりいい気はしません。 - 説明、文字が多い
スライドなどを共有されたとき、画面越しに文字が多いと疲れます。世代によっては目が悪かったりオンラインに慣れていない人もいますので、印象はよくないです。 - ブチっと切る
ミーティング（要件）が終わると同時に即「ブチっ」と切断する人もいます。対面でお会いしたときも、自分の用事が終わったらさっさと帰ると、どことなく事務的だったり殺伐とした印象が残るのと同じです。
では逆に、オンラインでも気持ちよくお付き合いできる人は、逆のことをしています。
相手の心が開くとき（安心を感じるとき）
- 接続のリンクは自分で作って先に送る
相手にルームを作る手間を取らせないようにしましょう。日程が空いてしまった場合は事前にリマインドしておくのも◎。リアルでのアポイントも同じですね。 - 先にルームに入ってお待ちする
相手が先にルームに入って誰もいなかったら不安になります。また待機室でずっと待たされると「いつ繋がるのか？」と不安になりますが、先に入って顔を出しておくと相手は「このルームで合っていた」と安心するでしょう。もし余裕があれば画面に映っているもので、何か一つ質問してみると相手の心がほぐれます。 - カメラは目線の水平に置く
カメラが目線より下にあると、相手には上から見下ろされているように見えるので威圧感を与えます。カメラと目線が水平になるように、スタンドを使うか台の上に置きましょう。 - 静かな個室で
難しい場合は先に断りを入れておきましょう
例「事務室からなので人が通るかもしれませんがよろしいですか？」 - しっかり反応する
オンラインでは画面に映るのは顔と身体の一部です。かなり制限された中なので、表情を大きく変化させる、大きくうなずく、上半身を使って大きくリアクションすると、相手には「話を聞いてもらえている」という安心感が伝わります。 - レコーディングする時は必ず相手の許可を取る
相手のカメラの先にいる人は、レコーディングされていることを知らずに映り込んでしまう人がいるかもしれません。もしレコーディングする場合は、事前に理由をお伝えしたうえで必ず許可を取りましょう。リアルの商談でいきなりボイスレコーダーを出して録音を始めたら嫌ですよね？ - 上司などを同席させる場合も必ず許可を取る
相手が一人だと思って接続してみたところ、複数いたら威圧感を感じます。アポを取って相手の許可なく上司を同行させるのと同じです。必ず理由を伝えて許可を取りましょう。 - 相手のコンディションを良くする
対面でもいきなり本題に入る人はマニュアル的な印象が伝わりまず売れません。自分の話を聞いてもらいたければ、まず相手のことをしっかり聞きましょう。相手の興味や関心事や最近の状況、今日の話の趣旨やゴールについて余裕を持って進めていきたいものです。 - 文字は極力少なく
画面越しに文字が多いと読む人はまずいません。相手の年齢や出身業種にもよりますが、文字は極力少なくしておくと相手はイメージして質問が出やすくなります。 - 相手に先に退出してもらう（自分がホストの場合）
カメラをOFFにしてから退出する（相手がホストの場合）
「ありがとうございました！」と言い終わると同時に「ブチっ」と切られると、電話で「ガチャ切り」されたときと同じ印象が残ります。相手が先に退出したのを確認してから、もしくはカメラをOFFにして（ワンクッション置いてから）退席すると、相手への配慮と余裕を感じます。
いかがでしたでしょうか。
オンラインならではのマナーが相手の心を閉ざすことがありますし、一方でポイントを抑えればオンラインでもしっかりコミュニケーションが取れます。便利なものは特性を抑えて使っていきたいものですね。
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